Die Lohnabrechnung ist häufig nur der letzte Schritt eines längeren digitalen Prozesses. Viele der dafür benötigten Informationen entstehen bereits vorher und in unterschiedlichen Systemen.
Personalstammdaten können in einer digitalen Personalakte gepflegt, Arbeitszeiten über eine Zeiterfassung übermittelt und Reisekosten in einer gesonderten Anwendung erfasst werden. Hinzu kommen Angaben zu Sachbezügen, Einmalzahlungen oder anderen lohnrelevanten Vorgängen. Bis diese Informationen in der Abrechnung ankommen, können sie mehrfach ergänzt, freigegeben oder verändert worden sein.
Den gesamten Datenweg betrachten
Aus steuerlicher Sicht ist daher nicht nur das Ergebnis der Lohnabrechnung von Bedeutung. Ebenso relevant ist, ob die zugrunde liegenden Daten vollständig erfasst, dem richtigen Beschäftigten und Abrechnungszeitraum zugeordnet sowie nachvollziehbar an das Lohnabrechnungssystem übergeben wurden. Das betrifft beispielsweise die Übernahme eines geldwerten Vorteils aus der privaten Nutzung eines Dienstwagens oder die lohnsteuerlich richtige Berücksichtigung bereitgestellter Mahlzeiten bei einer Reisekostenabrechnung.
Eine steuerfachliche Analyse setzt deshalb bereits bei den vorgelagerten Abläufen an. Sie betrachtet, wo lohnrelevante Informationen entstehen, welche Bearbeitungs- und Freigabeschritte vorgesehen sind und an welchen Stellen fehlerhafte oder fehlende Angaben die spätere Abrechnung beeinflussen können.
Steuerliche Anforderungen früh einbeziehen
So lassen sich lohnsteuerliche Anforderungen frühzeitig in digitale Lohnprozesse einbeziehen. Die technische Einrichtung der beteiligten Systeme sowie eigenständige arbeits-, datenschutz- oder sozialversicherungsrechtliche Beurteilungen sind davon nicht umfasst.