Ein neues ERP‑System wird häufig zunächst als IT‑Projekt betrachtet. Daten müssen migriert, Schnittstellen eingerichtet und bestehende Abläufe an das neue System angepasst werden. Aus steuerlicher Sicht geschieht dabei jedoch noch mehr. Ein Teil der fachlichen Logik, nach der das Unternehmen seine Geschäftsvorfälle steuerlich abbildet, wird in neue Strukturen übertragen oder neu eingerichtet.
Steuerliche Logik wandert mit
Steuerkennzeichen können anders aufgebaut sein, Stammdaten müssen neu zugeordnet und Kontierungs- oder Steuerfindungsregeln neu hinterlegt werden. Wird beispielsweise das Land oder der steuerliche Status eines Kunden nicht richtig übernommen, kann derselbe Auftrag im neuen System zu einem anderen steuerlichen Ergebnis führen.
Auch Schnittstellen übergeben möglicherweise andere oder weniger Informationen als zuvor. Für noch aufzubewahrende steuerlich relevante Daten muss außerdem sichergestellt sein, dass sie einschließlich der erforderlichen Verknüpfungen vollständig, auswertbar und nachvollziehbar bleiben. Ein bloßer PDF‑Auszug reicht hierfür nicht immer aus, wenn die zugrunde liegenden Einzel- und Strukturdaten fehlen.
Die entscheidende Kontrollfrage
Führt derselbe Geschäftsvorfall unter denselben fachlichen Voraussetzungen auch im neuen System zu einem steuerlich richtigen und nachvollziehbaren Ergebnis?
Eine steuerfachliche Begleitung kann bereits vor der Produktivsetzung beginnen. Zunächst werden die steuerlich relevanten Prozesse und fachlichen Anforderungen bestimmt. Darauf aufbauend lässt sich beschreiben, wie das neue System bestimmte Geschäftsvorfälle behandeln soll und anhand welcher Normalfälle, Grenzfälle und Ausnahmen dies geprüft werden kann.
Die technische Durchführung der Migration ist davon getrennt. Die steuerfachliche Begleitung richtet den Blick darauf, welche steuerlichen Zusammenhänge erhalten bleiben und welche Regeln im neuen System fachlich richtig eingerichtet werden müssen.